[15기] 작가도 예외는 아닙니다 _ 구글 공인 트레이너와 함께하는 전세계가 쓰는 지메일로 일의 흐름 만들기

전 세계가 쓰는 지메일, 작가라고 예외일 수는 없습니다

메일이 불편한 작가를 위한, 구글 지메일로 만드는 일의 흐름 구조

『1년의 미라클』 저자, 업무 효율화 프로세스 디자이너 · 구글 공인 트레이너 류지연입니다.

이 강연은 지메일을 잘 쓰는 방법을 알려주는 시간이 아닙니다. 메일을 활용이 원할하지 않아서 일이 막히고, 기회가 늦어지고, 별 것 아닌 것으로 괜히 위축되는 작가들을 위한 강연입니다.

작가님들, 혹시 지금 이런 상황이신가요?

✓ 메일은 잘 안 써요

✓ 공식적인 연락이 오면 괜히 긴장돼요

✓ 어떻게 답해야 할지 몰라 미루게 돼요

✓ 메일함을 열면 뭐가 중요한지 모르겠어요

하지만 동시에 이런 상황에 놓여 있지 않나요?

✓ 출판사, 기획사, 강연 요청은 메일로 옵니다

✓ 계약, 일정, 조건 조율도 메일로 진행됩니다

✓ 이제는 메신저보다 메일이 공식 언어가 되는 단계입니다

메일을 안 쓰고 싶어도 이제는 써야 하는 시점에 와 있습니다.

작가들이 메일 앞에서 가장 불안해지는 이유

메일을 기능을 몰라서가 아닙니다. 물론 문장이 부족해서는 더욱 아닙니다.

메일이 일의 시작과 끝이라는 사실을 아직 체감하지 못했기 때문입니다.

작가와 강연가의 일은

✓ 연락으로 시작해서

✓ 조율로 이어지고

✓ 기록으로 남고

✓ 다음 기회로 연결됩니다

이 모든 흐름의 중심에 메일이 있습니다.

왜 전 세계는 지메일을 쓸까요

전 세계 수많은 사람들이 굳이 지메일을 쓰는 이유는 단순합니다.

지메일은 메일을 주고받는 단순한 도구가 아니라 일의 흐름을 관리하는 도구이기 때문입니다.

이 강연에서는 Google Gmail을 작가의 일에 맞게 다시 해석합니다.

이 강연은 지메일 기능을 설명하는 시간이 아닙니다

버튼 위치, 메뉴 설명, 설정 나열을 하지 않습니다.

대신 작가들, 강연가들이 실제로 겪는 문제를 중심으로 다룹니다.

✓ 읽어야 할 메일과 끝난 메일이 섞여 있는 상태

✓ 답장을 미루다 타이밍을 놓치는 상황

✓ 메일을 열 때마다 괜히 피곤해지는 구조

✓ 중요한 메일을 다시 찾지 못하는 불안

이 문제를 지메일의 구조로 해결합니다.

작가를 위한 지메일 활용 핵심 구조

1. 받은편지함은 ‘진행 중인 일’만 남기는 공간

모든 메일을 쌓아두지 않습니다. 아직 일이 남아 있는 메일만 남깁니다. 끝난 메일은 보관합니다.

이것만으로도 메일함이 할 일 목록처럼 바뀝니다.

2. 라벨은 폴더가 아니라 ‘일의 관계’입니다

작가는 한 사람과 여러 일을 동시에 합니다.

원고, 계약, 강연, 일정. 지메일 라벨을 활용해 한 메일에 여러 관계를 붙입니다. 지금 이 메일이어떤 맥락의 일인지 바로 보이게 만듭니다.

3. 검색은 기억을 대신합니다

메일이 불편한 이유는 과거를 계속 떠올려야 하기 때문입니다.

지메일 검색은 사람, 날짜, 첨부파일 기준으로 메일을 바로 찾게 해줍니다.

메일을 바로 찾을 수 있게 되면 불안은 크게 줄어듭니다.

4. 별표는 중요 표시가 아닙니다

별표는 아직 내 행동이 남아 있다는 표시입니다.

답장을 기다리는 메일, 확인이 필요한 메일, 기다림도 관리 대상이 됩니다.

5. 필터는 자동화가 아니라 피로 관리입니다

뉴스레터, 알림 메일이 중요한 메일을 가리면 메일 자체가 싫어집니다.

필터로 읽지 않아도 되는 메일을 자동 정리합니다.

메일을 열었을 때 중요한 것만 딱! 보이게 만듭니다.

저의 업무는 메일로 시작해서 메일로 끝나는 일이었습니다.

22년 동안 해외영업 현장에서 모든 일은 메일로 시작했고 모든 결과는 메일로 정리되었습니다.

메일 하나로 일이 이어지고 기회가 생기고 신뢰가 쌓이는 환경에서 일해왔습니다.

그 경험을 바탕으로 지금은 그 구조를 작가의 언어와 리듬에 맞게 다시 설계하고 있습니다.

업무 효율화 프로세스 디자이너로서 구글 공인 트레이너로서 메일을 잘 쓰는 법이 아니라 메일 앞에서 덜 불안해지는 구조를 만듭니다.

이 강연을 통해 달라지는 것

✓ 메일을 피하지 않게 됩니다

✓ 답장을 미루지 않게 됩니다

✓ 일이 어디까지 진행됐는지 보입니다

✓ 메일이 부담이 아니라 기록이 됩니다

메일을 잘 쓰는 작가가 아니라 메일로 일의 흐름을 지키는 작가가 됩니다.

이런 분들께 추천합니다

✓ 메일이 불편한 작가

✓ 공식적인 연락이 늘 부담인 분

✓ 출판, 강연, 협업을 메일로 진행해야 하는 분

✓ 메일 때문에 일의 리듬이 자주 깨지는 분

이런 분께는 맞지 않습니다

✓ 도구 설명만 원하는 분

✓ 메일을 아예 안 써도 된다고 생각하는 분

✓ 단기간 요령만 기대하는 분

이 강연은 작가로 강연가로의 일을 오래 가져가기 위한 구조를 다룹니다.

메일을 잘 활용하는 것은 센스의 문제가 아닙니다. 재능의 문제도 아닙니다. 구조의 문제입니다.

전 세계가 쓰는 지메일, 작가라고 예외일 수는 없습니다.

이번에는 메일을 외면하지 말고 구조로 다뤄보세요.